Popis arhivirane dokumentacije je prvi korak k urejevanju arhiva. Na osnovi popisa se začne smiselno razvrščanje dokumentov, razpetje spetih in "sanacije" poškodovanih dokumentov. 

 Izdela se seznam dokumentacije in izloči dokumente po pravilnikih odjemalca. Uredi, opremi in razvrsti se dokumentacija po potrebah naročnika, pri čemer se upošteva zakonska določila o hrambi dokumentov.

 Dokumente manjših formatov je potrebno prilepiti na večje liste, da se v samem postopku mikrofilmanja ne poškodujejo. Na osnovi seznama se vzpostavi točen in dokončen nadzor nad vso dokumentacijo .